一、学院档案室统一保管文书（党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会）等十一大类档案，为学校党政管理、教学、科研服务。

二、各类档案材料的收集、整理、移交工作是一项十分重要的工作，各部门要加强对该项工作的领导，并纳入部门的职责范围和有关人员的岗位职责。

三、档案室应依据归档范围，按时认真做好文件材料的移交接收工作，并与有关部门及人员办理好移交接收登记手续。

四、各部门的兼职档案员负责对本部门文件材料的收发、登记、保管、预立卷和移交工作。

五、学院档案室接收所保管的档案材料范围及移交时间：

1、按年度产生的本院文件、上级来文等应于次年3月份移交档案室；

2、按年度在教学工作中产生的文件（综合管理文件同1）应在完成一个周期后于当年12月底前一次性移交；

3、每项科研课题结束或部分项目完成后产生的材料，应由教务处指定专人在2个月内移交；

4、每项基建工程竣工验收后产生的材料，应由基建负责人审核签字并指定专人整理好材料、按要求叠好图纸后在2个月内移交；

5、学院财会类材料，应由财务处指定专人在财务处保存2年后期满后，及时移交档案室；

6、大型设备开箱时，应由采购部门兼职档案员参加验收资料，并于仪器设备安装调试验收后2个月内移交档案室；

7、相关部门产生的有关人事档案材料应在该事项进行结束后及时移交；

8、招生就业处、教务处、学生处、各系部所产生的有关学生档案材料应在产生后及时移交，其中，学生学籍材料要在完成一个培养周期后，即每届学生毕业后的次年4月底前归档；

9、其它有关资料按相关规定办理。

六、凡由档案室接收保管的档案材料，必须达到以下要求：

1、归档的文件材料必须齐全、完整，不完整、不准确以及不符合归档要求的文件材料，档案室应要求有关部门和人员进行补交、整理。

2、预立卷归档范围和保管期限划分正确；

3、移交的档案文件材料符合长期保存的要求，即：材料内无圆珠笔、铅笔、复写纸和水彩笔等书写的文件。

七、归档材料移交时必须填写移交目录，一式两份，经清点核对无误后，双方在目录上签名盖章，一份由移交部门保存，另一份由档案室保存，以备待查。

八、学院档案室档案管理人员应与各部门兼职档案员保持密切联系，主动上门服务，帮助指导，督促检查，按时归档移交；各部门亦应密切配合，抓紧做好收集、整理、预立卷、移交等工作。