商洛职业技术学院档案借阅制度

2019-03-06  点击:[]


一、查阅档案必须办理查阅登记手续,档案原则上不外传,特殊情况下只借复印件,确需外借原件的需经有关领导批准后方可办理外借手续,并严格限制借出时间,一般不得超过一周。

二、外单位查阅学院档案,需持有该单位介绍信,以证明其身份和查阅目的,经党政办公室主任同意后,方可办理查阅登记手续进行查阅;学院内部门或个人查阅档案,需说明查档用途和使用范围,方可办理登记借阅手续,跨部门查阅需要的档案资料,需持有原归档文件整理部门同意的证明方可查阅。

三、查阅、摘录、复制尚未开放的档案(如加密档案、人事档案等),需经原归档文件整理部门同意,并经分管院级领导批准后,按规定办理查阅手续;查阅属于重要、珍贵档案或控制使用范围的机密档案,需经学院主要领导批准。利用档案的部门和个人,未经档案主管部门的同意,不得擅自公布档案内容。

四、借阅者应对档案保密、安全和完整负责,不得把档案中的内容随意转告给他人,利用者未经档案室同意,不得转借、涂改、圈画、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等。严禁出售档案文件材料,因泄密造成不良后果的,要追究责任,根据情节轻重依法处理。

五、档案借出以后,管理人员要定期催还,归还档案时,要当面检查清点,检查无误后,注销外借手续,按档案号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象,应写出书面报告,根据不同情况,上报学院严肃处理。

六、学院档案室是出具档案证明的唯一机构。经同意摘录或复制的档案、资料,在校对、盖章以后生效。

七、根据《高等学校档案管理办法》第32条规定,查阅档案用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

八、凡向档案室移交、捐赠、寄存档案的部门和个人,对其档案享有无偿的优先利用权,并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见,档案室应维护其合法权益。

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