商洛职业技术学院档案管理办法

2019-03-11  点击:[]


第一章总 则

第一条为了加强我院档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在教学、科研、管理和学院其他各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》(27号令),结合我院实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指我院在招生、教学、科研、党政管理等活动中形成的,对学生、学院和社会具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条档案工作是学院的重要基础工作之一,是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。学院档案工作实行“三纳入”,即档案工作纳入学院整体发展规划和年度工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员、部门的职责范围;做到“四同步”,即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,切实加强对档案工作的领导和管理。

第四条 学院档案实行集中统一管理,确保档案完整、准确、系统和安全,便于保管和开发利用,并逐步采用先进技术,与学院的信息化建设同步发展,为满足学院和社会的需要提供优质服务。

第二章机构设置与人员配备

第五条 学院档案工作由院长负责,党政办公室协助院长管理档案工作,同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第六条学院设立综合档案室,隶属于学院党政办公室,是永久保存和提供利用本院档案的机构;综合档案室配备专职档案员。

对需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,学院根据实际需要设立分室单独保管。

第七条 学院各职能部门、各系(部)必须确定一名领导分管本部门的档案工作,并配备一名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第八条综合档案室的基本职责是:

(一)贯彻执行国家档案政策、法规,统筹规划全院档案工作;制订学院各类档案工作规章制度和具体工作计划,并负责监督、指导和检查执行情况;

(二)负责对学院各系(部)、各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导;

(三)集中统一管理学院各种门类和载体档案,进行分类、编目和登记,并妥善保管、维护档案的完整与安全;

(四)建立学院档案工作网络,组织全院档案工作人员的业务培训,开展档案学术研究和交流活动,提高档案工作人员素质和档案工作水平;

(五)负责编制档案检索工具,编辑档案参考资料,开发档案信息资源,积极主动提供利用;

(六)负责学院档案的鉴定与销毁工作,提高库存质量和存档的价值;

(七)认真执行党和国家的保密制度,确保档案机密;

(八)开展档案编研工作,多途径、多形式地开发档案信息资源,为教学、科研、管理等各项工作提供服务;

(九)负责电子档案的管理、提供、利用、编目上网及电子档案的长久保管工作。

(十)完成领导交办的其他工作。

第九条专职档案员的职责是:

(一)学习、宣传党和国家有关档案工作的法律、法规及方针政策,制订学院档案工作规划、管理制度和实施细则;

(二)负责全院各类档案的收集、分类、整理、编目、编研、保管、统计、利用、鉴定和销毁工作;

(三)督促、检查、指导和协助各部门兼职档案员做好文件材料的立卷归档工作;

(四)严格执行档案工作的有关规定,做好档案保密和档案库房“八防”(防光、防尘、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温)工作,确保档案材料的完整、安全;

(五)积极参加档案学术研究和交流活动,广泛进行档案工作宣传;

(六)编制各种检索工具,积极开发档案信息资源,熟悉库藏档案内容,热情、准确、及时地为利用者提供服务;

(七)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计,按期催还被借出的档案,向上级档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计报表;

(八)努力探索、研究档案工作中的问题,积极参加各类业务学术活动,不断提高档案管理业务水平;

(九)对档案进行编目上网及电子档案的提供、利用和长期保存工作。

(十)完成学院领导及上级业务主管部门交办的其它任务。

第十条 兼职档案员的职责是:

(一)贯彻执行学院制定的有关档案工作实施办法和规章制度;

(二)制订本单位档案工作计划;

(三)负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交等环节的工作,确保本单位归档文件材料的完整性、准确性、系统性和安全保密;

(四)主动接受学院综合档案室的业务指导和检查,按规定时间向综合档案室移交档案。

第十一条 学院各级领导应重视和加强档案队伍建设,选拔和配备具有较高政治素质、专业知识和业务能力的年富力强人员担任专、兼职档案管理人员,定期组织和支持专、兼职档案管理人员参加业务培训和研讨交流活动。

第十二条学院按照上级有关规定,根据办学规模和编制数,适时为档案工作队伍配备与学院事业发展相适应的专、兼职档案工作人员,并保持人员相对稳定,适应学院总体发展要求。

第十三条 学院档案工作人员必须热爱档案事业,忠于职守,严守组织纪律和保密纪律,刻苦学习和钻研业务,不断了解和熟悉本院历史,掌握学院档案基本情况,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能,以保证工作的顺利进行。

第十四条 档案管理人员调离时,要严格履行档案交接手续,交接手续完备,方可离岗。

第三章 文件材料的立卷和归档

第十五条 学院档案按年度立卷,实行文件材料形成部门及课题组立卷制度。各部门兼职档案员应按文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的领导检查合格后向档案室移交。

第十六条科研成果、基建项目、物资设备进行鉴定、验收、开箱时,应分别有科研、基建、资产部门的兼职档案员参加,对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。

第十七条文件材料的归档范围:

(一)党群类

主要包括学院党委、党委各工作部门、基层党组织、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

(二)行政类

主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类

主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案及其在我院学习期间形成的有关档案,主要有:入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(五)科研类

主要包括科研管理和科研实践活动(课题、成果、专利等)中形成的文件材料。

(六)基建类

主要包括反映学院基建管理和基建工程项目活动的文件材料(图纸)及学院房产、地产等重要文件资料。

(七)物资设备类

包括学院各类物资及教学仪器、设备,在其采购立项、论证、招投标、采购合同、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废审批等各个环节中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学院在产、学、研过程中形成的文件材料。

(九)出版类

主要包括我院编辑出版的学报、院报、教材、图书、音像出版物及其他有刊号的出版物形成的一系列文件材料。

(十)外事类

主要包括我院人员出国考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍教师在教学、科研等活动中形成的文件材料。

(十一)财会类

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(十二)声像类

包括我院各项活动中形成的对学院和社会具有参考价值和凭证作用的照片、录音带、录像带、光盘等。

(十三)人物类

本院教职工中的重要人物在教育教学活动中形成的对学院和社会具有参考价值和凭证作用的有关材料。

(十四)实物类

主要包括学院在办学过程中,获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌,以及废止的各种印章等有重要保存价值的物品。

(十五)电子文件类

主要包括学院在办学过程中形成的各类电子公文和上级下发的电子文件。

第十八条 归档的文件材料应按规定格式整理,要求质地优良,书绘工整,声像清晰,符合规范标准的要求。

第十九条凡本院与其他单位合作完成的项目,由主办单位保存整套档案,协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本以外,还应将复制件送主办单位保存。

第二十条 学院职工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务的活动中形成的各种载体的文件材料,必须按统一的移交时间,将手中的文件材料交给本部门兼职档案员,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学院或学院档案室有权向他们征集或接受捐赠,对捐赠的档案,视其贵重程度,学院给予奖励。

第二十一条 归档时间:

(一)各部门应在每年4月底前完成上一年度各类档案材料的归档;

(二)教学类中的学生学籍材料在完成一个培养周期后,即每届学生毕业后的次年4月底前归档;

(三)科研、基建类档案中,不能按年度完成的,其文件材料的收集和积累则应与项目(课题)的阶段性工作同步进行,并于项目(课题)完成之后的2个月内归档;

(四)财会类档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管2年,期满后的次年6月底前归档;

(五)仪器设备类档案应在仪器设备安装调试验收后2个月内归档;

(六)声像类档案应于录制编辑试放后2个月内归档;

(七)实物类档案应在次年4月底前归档。

第二十二条 移交和接收档案必须履行手续,填写移交清册,经档案工作人员验收后,方能办理交接手续。移交清单一式两份,交接双方签字盖章,归档单位与档案室各一份分别保存。

第四章 档案管理和利用

第二十三条学院综合档案室要实施规范化管理,全部档案都要进行分类、编号和排列上架,并编制检索工具,做到分类科学、整理系统、标示醒目、保管安全、利用方便、管理手段先进。

第二十四条学院综合档案室要落实档案的保护措施,对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制,并做好记录。

第二十五条 学院综合档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有异常情况,应立即向院领导及上级有关业务部门报告,及时处理。

第二十六条 学院综合档案室所保存的档案主要供本院利用,同时也为社会提供服务。属开放范围的,学院教职员工持部门介绍信可以直接到学院综合档案室查阅;院外其他单位或个人须持介绍信、身份证等有效证件,经档案室负责人同意后,方可查阅。档案利用者都应填写《档案利用效果登记表》。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经院领导批准。

第二十七条学院综合档案室收藏档案属下列情况之一者不对外开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制使用的;

(五)涉及学院内部秘密的。

第二十八条 查阅档案者必须严格遵守阅档制度,遵守有关保密规定,维护档案的完整和安全。查阅利用档案时,不得在档案上划线、打圈、涂改或污损档案。

第二十九条 确因工作需要借阅档案者,须填写档案借阅登记册,并经档案负责人批准,方可借阅。借阅期不能超过一周,延长借期须要另办理续借手续。

第三十条档案利用者要求复印档案的,须在内容允许的前提下,由档案室负责复印或监督复印。凡摘抄、复制的档案,加盖有学院综合档案室公章的,与原件具有同等效力。

第五章 档案的鉴定销毁和统计

第三十一条 档案销毁要严格按照销毁程序办理。学院综合档案室要对保管期限已满、确实无保存价值的档案逐卷登记造册,经鉴定小组进行鉴定,报院长批准后,方可销毁。

第三十二条销毁档案时,必须填写销毁清单,注明销毁原因,被销毁的档案年代、种类、数量以及销毁人、监销人、批准人、销毁时间。销毁清册应当永久保存。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第三十三条 建立档案统计制度。学院综合档案室每年年终对档案的收入、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计。

第六章 条件保障

第三十四条 学院档案工作所需经费,列入学院预算,保证档案工作正常开展所需的经费。

第三十五条学院为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。

第三十六条学院设立专项经费,有计划地为综合档案室配置必需的档案设备,并逐步配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字化档案室建设,使档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十七条学院建立档案工作的检查、考核和评估制度,综合档案室定期对各部门及专兼职档案员进行档案业务工作考评,并作为综合考核内容之一。

第三十八条对取得突出研究成果的档案工作人员给予奖励,对在档案工作中做出贡献的单位或者个人进行表彰。

第三十九条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为,玩忽职守造成档案损失的有关人员,应由学院根据情节轻重,依照有关规定,给予行政处分,构成犯罪的,由司法部门追究刑事责任。

第八章 附 则

第四十条本办法由学院档案馆负责解释。

第四十一条本办法自印发之日起执行。

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