商洛职业技术学院公文处理办法

2020-09-01  点击:[]


第一章总则

为了规范学院公文处理程序,提高公文的制作水平和公文处理的效率,根据2012年6月29日,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公格式》国家标准(GB/T9704-2012),结合学院实际,特制定本办法。学院的公文是学院在党政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是依法治校和进行公务活动的重要工具,是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

各部门负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法,加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

各部门应当配备专职或兼职秘书人员负责公文处理工作,努力提高工作效率和质量。

学院党政办公室主管学院的公文处理工作并指导院内各部门的公文处理工作。

第二章公文种类

第九条学院的公文主要有

(一)决定:适用于对重要事项或者重大工作做出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(二)通知:适用于发布学院有关规定,任免人员,传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转院内各部门的公文,传达要求有关部门办理和需要周知或执行的事项。

(三)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者交流重要情况。

(四)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。

(五)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

(六)批复:适用于答复院内各部门的请示事项。

(七)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(九)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文通常由文头、文干和文尾三大部分组成。

一条公文文头部分包括:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识(也称公文版头,一般套红印制)、发文字号、签发人等。

(一)秘密等级是标识公文保密程度的一种标志,保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

(二)紧急程度是对公文送达时限的要求。党委、学院紧急公文应当根据紧急程度分别在公文文头左、右上部标明“特急”或“急件”。

(三)发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;联合行文,主办机关排列在前,“文件”二字居于发文机关名称右侧且上下居中。

学院发文机关标识有:中共商洛职业技术学院委员会文件、商洛职业技术学院文件、商洛职业技术学院党政办公室文件、中共商洛职业技术学院纪律检查委员会文件、商洛职业技术学院工会文件、共青团商洛职业技术学院委员会文件、中共商洛职业技术学院委员会(适用于函件)、商洛职业技术学院(适用于函件)、商洛职业技术学院党政办公室(适用于函件)九种。

(四)发文字号包括机关代字、年份、发文序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。年份要用六角括号“〔〕”括起。

学院上行文字号有:商职院党字(适用于以学院党委名义上报的文件)和商职院字(适用于以学院名义上报的文件)。下行文字号有:商职院党发(含部门字号,适用于以学院党委名义下发的文件)、商职院发(含部门字号,适用于以学院名义下发的文件)、商职院党政办发(适用于以学院党政办公室名义下发的、事关全院的一般性工作的文件)。

(五)上行文应当注明签发人姓名。其中,“请示”应当在落款日期与版记之间注明联系人的姓名和电话。

二条公文文干部分包括:标题、主送单位、正文、附件、落款(印章)、成文日期等。

(一)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,词组、短语之间一般也不空格。

(二)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。公文应当根据内容和需要确定主送单位。以党委名义面向全院下发文件的主送单位为“纪委、各党总支(支部)”(党政联合发文、干部任免职的文件可根据实际情况加上“各部门”);以学院名义面向全院下发文件的主送单位为“各部门”;下发学院多数相关部门的,主送单位为“各有关部门”;专门发给某一个或者几个部门的,主送单位名称写全称列明。

(四)公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文具有同等效力。公文如有附件,应当标明附件顺序和名称,并与正文后的附件标识保持一致,附件序号用阿拉伯数字顺序编号,附件名称后不加标点符号。

(五)成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文以最后签发方负责人的签发日期为准。日期规范写法为“201×年×月×日” 。

(六)印章是公文生效的标志。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外, 应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

(七)公文制作应采用正反面双面印刷,页码居中;当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第十三条公文文尾部分包括:抄送、印发单位、印发日期等。

(一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当在成文日期之下、版记之上加括号标注。

(二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(三)印发单位、印发日期如实标明。

第十四条公文文字从左至右横写、横排。

第四章行文规则

五条行文应当确有必要,注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(一)属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文,其中重要行文,应当同时抄送学院办公室。联合行文应当明确主办部门。

(二)学院各部门不得对外正式行文。

(三)部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,学院将责令纠正或撤销。

(四)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送部门,需要同时送其他部门的, 应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。

第五章发文办理

六条发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。

(一)学院的综合性公文,由党政办组织拟稿或者由党政办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文,由职能部门拟稿。草拟公文应当做到:

1.符合国家的法律、法规及上级有关部门和学院的有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

2.情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文的目的、学院的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”, 第四层为“(1)”。少于四层的,第一层为“一、”,其余可灵活运用

7.公文应当使用国家法定计量单位,如:千克、吨、平方米、摄氏度等。

8.文内使用非规范化简称,应当先用全称并标明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字。

(二)各部门草拟的需要以学院名义上报或下发的公文,必须由部门主要负责人核稿并在发文稿纸上签字后,交学院党政办公室进行初步审核,然后由党政办公室主任进行审稿后送交学院领导签发。学院党政办公室审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

(三)拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报学院办公室协调或裁定。

(四)以学院党委、行政名义制发的上行文,由书记、院长或者主持工作的领导签发。

(五)以学院党委、行政名义制发的事关学院全局性工作的下行文,由书记、院长或者主持工作的领导签发;其他下行文以及以“商职院×发”(如商职院教发、商职院学发、商职院人发等)字号制发的公文,由分管院领导签发。

(六)公文正式印制前,学院党政办公室应当进行复核,复核重点是:审批、签发手续是否完备,文字校对是否准确,格式是否规范,附件材料是否齐全等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第十七条中共商洛职业技术学院纪律检查委员会、商洛职业技术学院工会、共青团商洛职业技术学院委员会等以独立文头制发公文以及党委批准成立的工作机构制发公文,由主要负责人签发。

第六章收文办理

第十八条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收登记、审核、拟办、传递、批办、分发、传阅、承办、催办、查办等程序。

(一)党政办公室收到院内各单位报来的需要办理的公文,文秘人员应当进行审核。经审核,对符合本办法规定的公文,文秘人员及时登记编号,送办公室负责人批办后办理。

(二)党政办公室收到外来公文,文秘人员应当及时登记编号,送办公室负责人提出拟办意见后,送院领导批示。办公室根据学院领导的批示意见,把公文分送到学院有关领导或部门。

(三)参加会议带回的公文,应及时送交该公文标识的主送单位登记处理。各部门直接收到主送学院的上级公文,收文部门应及时送交院办登记处理。

第十九条收文办理实行统一归口,学院领导在批阅公文的过程中不得随意将公文直接转交给办理部门,应由学院党政办公室秘书科根据签署意见进行登记后统一流转(确需直接交办的公文应告知办公室文秘人员进行登记)。需由部门负责办理的公文,办公室秘书科应及时将公文转至部门负责人阅办。

第二十条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应及时退回学院党政办公室秘书科。

第二十一条公文办理完结后,承办部门负责人应在文件处理专用单上注明具体办理结果,并由专兼职秘书人员及时送还学院办公室进行统一管理,承办部门因工作需要确需保留公文时,留存复印件。学院党政办公室办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。

第二十二条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协商,如仍不能取得一致,可报学院党政办公室协调或裁定。

第二十三条审批公文时,对有具体请示事项的,审批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

第二十四条送院领导批示或交有关部门办理的公文,学院党政办公室要负责催办,催办贯穿于公文处理的各个环节。应当做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章公文归档

第二十五条公文办理完结后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《商洛职业技术学院档案管理办法》及其他有关规定,将公文原件及时整理(立卷)、归档。各部门和个人不得保存应当归档的公文。

(一)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,要能反映公文所属部门主要工作情况,便于保管和利用。

(二)归档范围内的公文应当根据学院《档案保管期限表》确定保管期限,按照学院档案管理的有关规定定期向学院综合档案室移交。

(三)拟制、修改公文时,所用纸张和字迹材料必须符合归档要求。

第八章公文管理

十六条学院的文件由学院党政办公室统一印发,各部门专职或者兼职文秘人员要按发文字号分类管理、保存、归档。非因特殊原因,党政办公室不予补发。

十七条各部门应当建立健全本部门公文处理的有关制度。党政办公室负责定期检查各部门的文件管理工作。

十八条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

十九条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经学院综合档案室负责人批准后方可销毁。个人不得擅自销毁公文。

第三秘密公文应当由党政办公室指定文秘人员专人管理,并采取严格的保密措施,文秘人员应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁。销毁秘密公文必须严格履行登记手续,经主管领导批准后,到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。

第三十一条部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤消时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学院综合档案室。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第三十二条本办法由学院党政办公室负责解释。第三十三条本办法自印发之日起施行。

(本制度于2015年10月,以商职院党发〔2015〕15号文件印发,本次收录时文字上做了修改)


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