商洛职业技术学院党政办公室主要工作流程

2019-01-10 李萍 点击:[]


为认真贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,落实中、省关于办公室工作的新部署新要求,不断提高办公室“三服务”工作科学化、规范化水平,根据《党政机关公文处理工作条例》、省委办公厅、市委办公室《主要工作流程》等法规和制度,结合学院工作实际,制定本工作流程。

一、公文办理

认真贯彻执行《党政机关公文处理工作条例》、省委、省政府《关于进一步规范公文报送有关事项的通知》、市委、市政府《关于切实做好协同办公系统运行工作的通知》精神,按照准确规范、精简高效、安全保密的原则,优化流程、规范程序、严肃纪律,切实提高以文辅政水平。

(一)严格文书办理程序

1.所有来文均由党政办公室秘书科(档案室)初审、接收、登记、办理。

2.印发文件按照党群系统文件由综合一科初审、行政系统文件由综合二科初审,党政办公室负责人复核后,均由秘书科成文,按规定范围和要求时限发出。

3.学院主要领导同志直接交办的事项、批示件和个人亲启件、重大突发事件、重大舆情等,直接报送主要领导同志本人。

(二)收文办理

1.收到上级部门、不相隶属部门和单位的文件、函件、信息反映、简报、刊物等材料以及参加会议带回的公文、会议材料等,由秘书科(档案室)统一登记编号,送党政办公室负责人提出拟办意见后,呈院领导批示。秘书科(档案室)按照文件流转程序,根据院领导批示意见,将公文分送有关领导或部门阅办,不得横传。

2.院内各部门报来的有关请示、报告、简报、情况反映等材料,由秘书科(档案室)统一登记编号,送党政办公室负责人提出拟办意见。属涉及全院工作的重要问题,呈请院主要领导批示;属涉及一般工作、局部工作的,按分工呈请分管领导批示。

3.上级部门和领导及学院主要领导的批示件,由秘书科(档案室)统一登记,由党政办公室负责人提出拟办意见。

4.涉密的文件、电报、工作资料等由秘书科(档案室)专人负责接收。在接收时要对文件份数、密封标志、收文单位等严格核查无误后方可接收。凡领导同志的亲收件直接呈送领导本人或领导指定人代收代拆,并履行签收手续。

5.涉密的文件、电报、工作资料等要严格按照涉密等级一律采取直传方式办理,严禁横传,更不得任意扩大传阅范围。

6.收文办理实行统一归口,学院领导同志在批阅公文过程中不得随意将公文直接转交办理部门,应由秘书科(档案室)根据签署意见统一流转。确需直接交办的公文应告知秘书科(档案室)进行登记。

7.承办部门收到交办的公文后,应严格按照《商洛职业技术学院公文处理办法》规定程序和要求时限及时办理。因主管领导外出,秘书科应及时将公文交承办部门,由承办部门向分管领导汇报办理意见及结果。

8.党政办公室要按照“紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办”的原则,做好公文催办工作。建立健全紧急公文、重要公文催办登记完结制度,每学期对公文办理情况进行通报,通报结果作为年终部门绩效考核的主要依据。

(三)发文办理

1.文件类型

学院文件主要有商职院党发、商职院发、商职院党字、商职院字、商职院党政办发、商职院人发、商职院教发、商职院学发、商职院函共9种。

(1)商职院党发主要是以院党委名义印发的贯彻上级部门决策部署和重要工作安排、对某一方面工作作出的重要安排、干部任免等。

(2)商职院发主要是以学院名义印发的贯彻上级部门决策部署和重要工作安排、对某一方面工作作出的重要安排等。

(3)商职院党字主要是以院党委名义向上级部门的报告、请示等;院党委对院内各基层党组织请示的批复等。

(4)商职院字主要是以学院名义向上级部门的报告、请示等。

(5)商职院党政办发主要是以学院党政办公室名义印发的贯彻上级部门决策部署和工作安排、对阶段性工作作出的安排部署等。

(6)商职院人发主要是以学院名义印发的关于职称评聘、人事变动、工作考核等方面的决策部署和工作安排等。

(7)商职院教发主要是以学院名义印发的关于教育教学改革与管理的阶段性工作和一般性工作的决策部署和安排等。

(8)商职院学发主要是以学院名义印发的关于学生思想政治教育与管理的阶段性工作和一般性工作的决策部署和安排等。

(9)商职院函主要是以院党委、学院名义,以党政办公室名义与非隶属单位、院校之间商洽工作、询问和答复事项等。

2.中共商洛职业技术学院纪律检查委员会、商洛市职业教育培训中心、商洛职业技术学院工会、共青团商洛职业技术学院委员会等以独立文头制发公文,文件类型可参照学院文件类型行文。

3.公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、登记等,严格按照《商洛职业技术学院公文处理办法》《商洛职业技术学院关于规范院内文字材料格式的通知》(商职院发〔2017〕14号)的规定和程序制发。

4.实行发文层级负责制,落实审核结论、不当发文登记制和公文拟办纠错通报制度,提升公文拟办质量。凡不符合制文规定或程序不规范的公文,党政办公室一律不予接收。

5.规范性文件需交由学院法律顾问审核,按有关规定备案;涉密公文应严格执行相关保密规定。

(四)批示件办理

1.上级领导和部门的批示件,由秘书科(档案室)统一登记编号,送党政办公室负责人提出拟办意见后,呈院领导批示。

2.党委书记、院长的批示件,由秘书科(档案室)及时登记编号后,转相关部门负责人办理。其他院级领导的批示件由其分管部门负责办理,并登记编号建立台账。

3.上级领导和部门的批示件办理完结后,由承办部门形成专题报告,经主管领导审核、主要领导审定后,按程序报送作出批示的上级部门。党委书记、院长的批示件办理完结后,由承办部门形成专题报告,经主管领导审核后,报送作出批示的主要领导,并报秘书科备案登记。其他院级领导的批示件办理完结后,由承办部门形成专题报告直接报送作出批示的院级领导。

(五)档案文件的查阅借阅

1.印发至各部门的文件、资料等,原则上不予查阅或借阅。

2.各部门、学院教职工、学生需查阅借阅档案资料,应持部门负责人或档案资料索要部门负责人签字的查阅申请单,经党政办负责人签署意见后,秘书科(档案室)办理;外单位需查阅借阅档案资料,应持单位介绍信,经党政办公室负责人签署意见后,秘书科(档案室)办理。

3.密级文件资料的查阅借阅,需经党政办公室分管领导签署意见后,方可办理。其中密级文件原则上只能在档案室指定的查阅点查阅,严禁复印或外借。

二、会议办理

按照中央八项规定和市委十条实施意见精神,落实精文减会措施,统筹做好各类会议筹办召开,确保会议精炼节俭、务实高效。

(一)党委会、院务会和中心组学习会,按照《商洛职业技术学院章程》《商洛职业技术学院党委领导下的院长负责制实施细则》《商洛职业技术学院党委会议事规则》《商洛职业技术学院党委中心组学习制度》规定,分别由党政办公室、宣传统战部筹办和组织实施。

(二)书记办公会主要讨论需提交党委会研究决定的事项,必要时可临时召开。对重大突发事件和紧急情况,来不及召开党委会的,召开书记办公会临机处置,事后及时向党委会报告情况。会议由党委书记主持,书记不能出席时,由书记委托院长或其他副书记主持,出席会议人员为党委书记、副书记,列席人员由会议主持人根据会议议题需要决定。由党政办公室组织实施。

(三)建立院长办公会例会制度。原则上每2周或每周召开1次,可根据工作需要随时召开。院长办公会主要研究、决定和处理日常行政工作;对重大突发事件和紧急情况,来不及召开院务会的,召开院长办公会临机处置,事后及时向院务会、党委会报告情况。会议由院长主持,院长不能出席时,由院长委托其他副院长主持,出席人员为副院长、市职教培训中心副主任、附属医院院长、党政办公室负责人、组织人事处负责人,可根据需要邀请党委其他成员参加,列席人员由会议主持人根据会议议题需要决定。由党政办公室组织实施。

(四)根据学院工作部署,召开全体教职工会议、党员会议等,以不影响正常教学秩序为原则,一般安排在周三或周五下午进行,由党政办公室筹办和组织实施。部门工作会参照执行。

(五)专题工作会和专项工作会按照从严把关、合理安排、精简次数、提高效率的原则安排召开。专题工作会是指学院年度工作要点、重要工作部署、教育教学重大改革措施和涉及师生切实利益的重要事项。专题工作会议由党政办公室负责通知,专题工作主要承办部门负责会议的组织实施。专项工作会是指学院有关组织机构就单项工作进行安排部署的会议。专项工作会议由有关组织机构下设办公室负责通知和组织实施,党政办公室协助。

(六)专题和专项工作会的召开必须做到“六个规范到位”。即由主要承办部门或申报部门填写《专题(专项)会议议题申报审批表》,按照议题名称清楚、汇报人员确定、会前沟通到位、主管领导审批同意、汇报材料规范、申报部门签字盖章的要求办理,并在党政办公室秘书科备案。会议通知一般会前1个工作日印发。

(七)会议材料。按照《商洛职业技术学院关于规范院内文字材料格式的通知》的规范格式形成会议材料,应包括议题的意义和作用、相关政策依据、议题主要内容、研究确定事项或明确的结论及方案等。会议材料应在会前2个工作日呈送参会院级领导阅知。涉密材料严格按照保密规定印制,并在标题上方明确标注“密级、会后收回”等,会后回收清理。

(八)人员要求。会议参加人员必须达到半数以上方可召开会议,其中讨论干部人事议题必须达到应参会人数的三分之二以上。参会人员确因特殊情况不能到会的,必须事前报告会议主持人同意后,方可按请假办理,否则一律按未到岗处理。参会的部门负责人在履行请假手续后,必须确定1名熟悉情况的其他人员列席会议,会后做好情况汇报。实行会议到会情况通报制度。

(九)会议纪要。党委会、院务会需编发会议纪要,由党政办公室负责在会后5个工作日完成。专题和专项工作会可根据工作安排部署或主管领导要求编发会议纪要,会议纪要由专题(专项)工作主要承办部门负责,经党政办审核后,报主管领导审定签发。

三、信息报送

(一)工作信息报送

1.各部门开展的教育教学及医疗工作信息要及时报送党政办公室和宣传统战部,以便学院对各部门工作开展情况全面掌握,同时做好学院工作动态宣传。

2.工作信息对外报送和发布,按照主要承办部门(牵头部门)编发工作信息,经部门负责人审核,报主管领导签发后,报宣传统战部校对审核后确定发布(送)渠道,报党政办公室备案。

3.工作信息发布(送)应在发生时间3个工作日内完成。

(二)重大紧急信息

1.突出首报。重大突发事件、安全事故发生或可能发生的内幕性、预警性、行动性信息,采取逐级汇报制度,事件第一发现人(知情人)应在第一时间向学院应急处置工作领导小组或学院总值班室汇报,学院及时向上级主管部门汇报,并与上级部门保持密切联系。

2.重大紧急信息发布程序。重大突发事件、安全事故的信息对外发布,需经学院应急处置工作领导小组同意或经上级有关部门鉴定核实后,在确定性质的基础上以集体形式发布。

3.夯实工作责任。严格实行紧急信息报送工作情况通报和责任追究制度,对出现迟报、漏报、瞒报重大紧急信息的部门,严格实行责任追究。

(三)信息采用考核

实行部门上报信息数量、质量综合考评制度,由宣传统战部按季度对部门上报信息情况进行统计,并按照综合分值进行排名通报,年终计入部门目标责任绩效考核。

四、工作督办落实

工作督办落实是党政办公室的基本职能之一,要聚焦学院中心工作,深入开展督查督办,确保学院决策部署和领导工作要求落到实处。

(一)上级部门重大决策部署的落实

围绕中省市重要会议、文件精神的重大决策和工作任务,由党政办公室提出拟办意见,按照主要领导批示,由党政办公室秘书科负责,纪委办公室协助,明确工作牵头部门(承办部门)、责任人和办结时间,跟踪督办落实,并按照时限要求将贯彻落实情况上报有关上级部门。

(二)学院年度重点工作和党委会、院务会决策部署的落实

根据学院年度工作要点和各类会议纪要内容,以正式文件、目标责任书等形式印发至各部门,按照季度、学期督办和随时督办的形式,由党政办公室负责,纪委办公室协助督查落实。其中年度目标责任考核督办由组织人事处负责督查落实。

(三)学院主要领导批示的落实

对学院主要领导的批示件,由党政办公室秘书科建立批示意见登记备案,树立第一时间意识,做到即批即办、急批急办、积极协调、及时上报。对周期短的事项,随时督办,随时反馈;对周期长的事项,采取跟踪督办、定期督办的方式,将办理结果直接向批示领导反馈,确保政令畅通。

(四)学院有关组织机构专项工作部署的落实

学院有关组织机构部署的专项工作,由下设的办公室负责督办落实,督办落实情况直接向机构主要负责人反馈,并在党政办公室秘书科备案。

(五)建立学期督办通报机制

建立健全工作督办督查通报机制,原则上每学期对各项工作进展情况进行1次通报,形成学期督办工作报告,也可根据实际工作进行适时通报。通报结果与部门年度绩效考核、个人年度考核挂钩。

五、值班带班

(一)日常值班由党政办公室及时排出值带班名单;重大节假日和敏感时间节点,要提前3天排出值带班安排和名单。

(二)接听电话。值班人员在接到电话后,应在《值班记录》上准确完整记录来电时间、来电人姓名、单位、职务、来电内容,然后按相关流程办理。

(三)汇报请示。对接到上级部门的指示、通知或学院部门的请示、报告后,应及时填写《商洛职业技术学院党政办公室(办文)办理笺》《电话通知办理笺》,向带班领导送阅,按照领导批示及时做好办理工作。

(四)工作办理。按照带班领导在有关文件、电话记录、会议通知、工作信息、重要情况送阅件上的批示,及时转交相关部门办理。办结后交党政办公室秘书科存查。

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